La declaración de desplazamiento de conductores (la llamada declaración IMI) es obligatoria desde el 2 de febrero de 2022 para el cabotaje y el transporte entre terceros países. Se presenta en el portal europeo postingdeclaration.eu y, si el conductor no la lleva en un control, la empresa se expone a una sanción grave y a la inmovilización del vehículo.
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Qué es la declaración de desplazamiento de conductores
Es el trámite por el que una empresa de transporte comunica a las autoridades que uno de sus conductores va a trabajar temporalmente en otro país de la UE. Nace del Paquete de Movilidad y la fija la Directiva (UE) 2020/1057.
Esa directiva concreta cuándo un conductor se considera trabajador desplazado a efectos de la Directiva 96/71/CE. Cuando lo es, tiene derecho a las condiciones salariales del país donde opera, y la empresa debe declararlo.
En España la norma se transpuso con el Real Decreto-ley 3/2022, de 1 de marzo.
El portal IMI, único sistema válido
La declaración se presenta en un único portal europeo: postingdeclaration.eu, conectado al Sistema de Información del Mercado Interior (IMI). De ahí el nombre de «declaración IMI».
Desde febrero de 2022 este portal sustituye a los sistemas nacionales que había antes para conductores: el SIPSI francés, el MiLoG/Meldeportal alemán o el LIMOSA belga. Una sola declaración vale para toda la UE.
Quién debe hacerla: cabotaje, cross-trade y exenciones
La declaración solo afecta a conductores por cuenta ajena. Los autónomos y el transporte por cuenta propia quedan fuera del régimen.
La clave está en el tipo de operación, no en el país. Hay operaciones que obligan a declarar y otras que están exentas.
Operaciones que SÍ obligan a declarar
- Cabotaje: transporte interior dentro de otro Estado miembro con un vehículo de tu país. El conductor se considera desplazado siempre.
- Cross-trade (transporte entre terceros países): cuando cargas y descargas entre dos países distintos del de establecimiento de la empresa.
Operaciones EXENTAS (no hay que declarar)
- Transporte bilateral: el que va desde o hacia el país donde está establecida la empresa (por ejemplo, un camión español que carga en España y descarga en Francia).
- Tránsito: atravesar un país sin cargar ni descargar en él.
- Cuenta propia: cuando el transporte no es la actividad principal de la empresa.
La exención bilateral admite además alguna actividad extra de carga o descarga en los países que atraviesas, dentro de límites estrictos. En mercancías, la regla general es una operación adicional; puede llegar a dos (una en la ida y otra en la vuelta) si en el trayecto de ida no realizas ninguna. En viajeros se permite una recogida o bajada adicional.
Cómo hacer la declaración IMI paso a paso
El trámite es online y gratuito. Se hace una vez por conductor y operación, y cada declaración puede tener una vigencia de hasta 6 meses.
- Crea una cuenta EU Login: es el acceso único de la Comisión Europea. Sin ella no puedes entrar al portal.
- Entra en postingdeclaration.eu: el portal oficial de la declaración de desplazamiento.
- Registra la empresa: NIF/VAT, país de establecimiento y datos del gestor de transporte.
- Da de alta a los conductores: con su permiso de conducir y documento de identidad.
- Crea la declaración: indicas el tipo de operación, la matrícula del vehículo y las fechas del desplazamiento.
En la declaración se recogen los datos de la empresa y del gestor de transporte, la identidad del conductor, la fecha de inicio del contrato y la ley aplicable, el tipo de operación, la matrícula y la duración prevista.
La declaración se puede modificar, renovar o cancelar desde el propio portal si cambian las condiciones.
Qué documentación se necesita
Hay que distinguir dos momentos: lo que el conductor lleva a bordo y lo que la empresa aporta después de un control.
El conductor, en el vehículo
En un control de carretera, el conductor debe poder mostrar (en papel o digital):
- Copia de la declaración de desplazamiento presentada en IMI.
- La carta de porte (CMR) o documento justificativo del transporte.
- Los registros del tacógrafo, con los símbolos de los países en las operaciones internacionales.
La empresa, después del control
Tras la inspección, el país de acogida puede pedir documentación adicional a través del propio sistema IMI. La empresa dispone de 8 semanas para aportarla.
- Copias del CMR y de los registros del tacógrafo.
- Documentación salarial: nóminas y prueba de las remuneraciones abonadas.
- Contrato de trabajo del conductor.
Qué pasa si no la haces: sanciones y repercusiones
No llevar la declaración cuando la operación la exige tiene consecuencias inmediatas en carretera y otras a medio plazo sobre la empresa.
En España
Que el conductor no disponga de la declaración en un control se viene tratando como infracción grave conforme a la LOTT (Ley 16/1987). Las infracciones graves se mueven en un rango de 401 a 1.000 €.
El importe y el epígrafe exactos dependen del baremo sancionador vigente del Ministerio de Transportes, que conviene consultar para cada caso concreto.
En otros países de la UE
Aunque la declaración es única, las sanciones por incumplimiento las impone cada país y varían mucho. Según fuentes del sector, pueden alcanzar cifras muy superiores a las españolas:
- Francia: las multas ligadas a la documentación de desplazamiento pueden llegar a varios miles de euros por trabajador, con importes mayores en caso de reincidencia.
- Alemania: el régimen sancionador puede superar los 30.000 € en las infracciones más graves.
Conviene tomar estas cifras como orientación: dependen del régimen de cada Estado y del tipo concreto de incumplimiento.
Más allá de la multa
El riesgo no es solo económico. Un control con la documentación incompleta puede acabar en inmovilización del vehículo hasta subsanar, con el servicio parado y el coste que eso supone.
Además, las infracciones graves reiteradas computan de cara a la honorabilidad del gestor de transporte, un requisito para mantener el acceso al mercado.
Cómo cumplir sin errores
El problema de la declaración IMI no es su dificultad, sino su gestión repetida: una declaración por conductor y operación, con vigencias que caducan y documentación que hay que tener siempre lista y accesible en carretera.
En una flota con varios conductores haciendo cabotaje o cross-trade, llevar ese control a mano acaba generando declaraciones caducadas, matrículas mal asignadas o documentos que el conductor no encuentra cuando le paran.
En Europa ITS automatizamos ese proceso con EUROIMI: generamos las declaraciones de forma sencilla y ponemos toda la documentación en la palma de la mano del conductor a través de la app, disponible incluso sin conexión. Cuando un agente pide los papeles en carretera, el conductor los facilita al momento.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la declaración de desplazamiento?
Cuando el conductor realiza cabotaje o transporte entre terceros países (cross-trade). El transporte bilateral y el tránsito están exentos.
¿Dónde se hace la declaración IMI?
En el portal europeo postingdeclaration.eu, conectado al sistema IMI. Es gratuito y necesitas una cuenta EU Login para acceder.
¿Cuánto dura la declaración de desplazamiento?
Puede tener una vigencia de hasta 6 meses. Se puede modificar, renovar o cancelar desde el propio portal.
¿Qué multa hay por no llevar la declaración de desplazamiento?
En España se trata como infracción grave según la LOTT (rango de 401 a 1.000 €), a lo que puede sumarse la inmovilización del vehículo. En otros países de la UE los importes pueden ser mucho mayores.
¿Tienen que hacerla los autónomos?
No. La declaración solo afecta a conductores por cuenta ajena. Los autónomos y el transporte por cuenta propia quedan fuera del régimen.
Conclusión
La declaración de desplazamiento de conductores ya es exigible en cualquier control. Saber cuándo aplica y llevar la documentación en regla es lo que separa un viaje sin incidencias de una multa con el camión parado.
Si haces cabotaje o cross-trade y quieres dejar de preocuparte por las declaraciones y los papeles del conductor, en Europa ITS te ayudamos a automatizarlo con EUROIMI. Escríbenos por WhatsApp y te lo explicamos.
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