Documento de control administrativo digital (DeCA): la guía completa para cumplir desde el 5 de octubre de 2026

Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control administrativo del transporte de mercancías por carretera tiene que ser digital: un PDF con código QR que cualquier agente pueda descargar en un control sin pedir nada. El Ministerio ofrece ahora un módulo DeCA gratuito para generarlo, aunque usarlo no es obligatorio y no hay que subir después todos los documentos a una plataforma oficial. Esta guía explica qué es el DeCA, a quién obliga, qué datos lleva, cómo se emite y qué cuesta no llevarlo: de 401 a 600 euros por expedición.

Qué es el documento de control administrativo y por qué tiene que ser digital

El documento de control administrativo es el papel que acompaña a cada transporte público de mercancías por carretera dentro de España. Lo regula la Orden FOM/2861/2012 y existe desde hace más de una década.

Lo que cambia ahora no es la obligación, sino el soporte. La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, en su disposición transitoria octava, dice que ese documento "deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley". La ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025, así que la fecha es el 5 de octubre de 2026.

El Ministerio ha bautizado a la versión digital como DeCA: Documento electrónico de Control Administrativo. En el sector también lo verás como "documento de control digital", "DCA" o "documento de control administrativo digital". Es lo mismo.

Los requisitos técnicos los fija la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784). Esa resolución deroga la de 22 de mayo de 2023, y ahí está el origen de la mitad de las confusiones que circulan: mucho contenido sigue describiendo el régimen de 2023.

A quién obliga el DeCA y a quién no

El DeCA acompaña a los transportes públicos de mercancías interiores, los del artículo 65 de la LOTT, incluido el cabotaje que un transportista extranjero haga dentro de España.

Quedan fuera tres casos, y conviene tenerlos claros porque son fuente de errores:

• El transporte internacional. Sigue con los documentos de los convenios que España tiene suscritos, es decir, con el CMR de siempre. El eCMR no es obligatorio.
• El transporte privado complementario. Mover mercancía propia con vehículos propios no es transporte público y no lleva DeCA.
• Los servicios de paquetería. Según la FAQ oficial del Ministerio, quedan fuera del DeCA.

Dentro del ámbito, la obligación es la misma para todos. No hay umbral de tonelaje ni de tamaño de empresa: una furgoneta de un autónomo que hace portes para terceros dentro de España necesita el DeCA igual que una flota de cincuenta tractoras. Lo explicamos con casos en la guía del documento de control para autónomos y furgonetas.

Y si hay subcontratación, la responsabilidad recae en el último eslabón, el transportista efectivo, y en quien le contrata, el cargador contractual. No en toda la cadena.

Los ocho datos del artículo 6 y quién responde de cada uno

El contenido del DeCA es el del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, pero en su versión consolidada. La Orden TRM/282/2026 insertó un inciso nuevo y corrió las letras de los siguientes: el texto original tenía siete apartados y el vigente tiene ocho. Quien construya su documento sobre el BOE de 2013 se deja uno.

Dos detalles que no son erratas de la norma. El domicilio solo se pide del cargador, no del transportista: la asimetría es deliberada. Y si el peso exacto no se puede determinar por cómo se carga el vehículo, la norma admite otra magnitud que permita cuantificar la carga.

El artículo 7 hace algo más que repartir datos: hace responsables a los dos, cargador y transportista, de que el documento se formalice y se lleve a bordo. Con una salida escrita para uno de ellos: el cargador contractual queda exento "si prueba que el documento fue emitido". Ese detalle cambia la conversación comercial con tus clientes, y lo desarrollamos en la guía sobre la responsabilidad del cargador en el documento de control.

Ejemplo de documento de control rellenado

Este ejemplo usa un porte ficticio y reconocible como tal. Los nombres, NIF y matrículas no corresponden a empresas ni vehículos reales.

Lo que más falla en la práctica es copiar una plantilla antigua y olvidar uno de los ocho incisos. También se mezclan el cargador contractual y el transportista efectivo, o se añade el domicilio del segundo aunque el artículo 6 solo lo pide para el primero.

Otro error aparece cuando cambia el vehículo o un dato del servicio: tacharlo a mano no sustituye a ninguno de los dos métodos del apartado Quinto. Hay que modificar el PDF conservando los datos anteriores como no válidos o generar otro y conservar el original.

Cómo tiene que ser el documento digital: PDF, QR, URL y lo que ya no se exige

La Resolución de 2026 describe el DeCA en nueve apartados. Los que definen el fichero son estos:

• Formato PDF de 5 MB como máximo. Generado de forma "nativa digital" a partir de los datos. La norma dice expresamente que "no serán válidos los ficheros obtenidos a partir del escaneo" o de imágenes digitalizadas. Una foto del papel no es un DeCA.
• Fechas como metadatos del PDF. La fecha y hora de creación y de modificación tienen que ir dentro del propio fichero, no solo en una base de datos.
• Código QR dentro del PDF, con la URL única del documento. Puede ir además como imagen suelta.
• URL por HTTPS con TLS 1.2 o superior que produzca "la descarga directa del fichero en formato PDF". No vale una página que pida usuario y contraseña, ni una con "botones de descarga u otros elementos que impliquen una interacción manual".
• Repositorio propio. "El dominio del repositorio podrá ser cualquiera y no requerirá comunicación previa". Cada empresa tiene que tener el suyo o contratar el de un proveedor.
• Conservación de al menos un año, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo. Si lo generó uno de ellos, basta con que el otro pueda descargarlo durante ese año. A los siete días naturales de terminar el servicio se puede desactivar la descarga pública.

Y tres cosas que no exige, aunque te las cuenten:

• No exige firma. El preámbulo lo dice literalmente: "La firma de los documentos de control administrativo no es obligatoria". Solo si el documento se usa además como contrato haría falta una firma electrónica avanzada.
• No exige PDF/A ni limita a 4 MB. Eso era la Resolución de 2023, derogada.
• No exige registrar el dominio ni certificar la aplicación. La FAQ del Ministerio atribuye esta última confusión a las plataformas eFTI, que sí se certifican.

Emitirlo antes de arrancar y entregar la copia al conductor

La norma fija el momento: los datos se transforman en el fichero "en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio". Un documento creado a mitad de trayecto lleva la hora estampada en sus metadatos y se delata solo.

El apartado Séptimo añade una obligación que muchas empresas pasan por alto. Antes de salir, hay que entregar al conductor una copia, electrónica en el móvil o impresa en papel, y en los dos casos con el código QR. En un control, el conductor presenta el DeCA con su QR "o en su defecto, tan sólo el código QR".

Si la copia es impresa, ojo: "no se tendrán en cuenta las anotaciones manuscritas". Lo que se escriba a bolígrafo encima no existe para el inspector.

Esto tiene una consecuencia práctica que se ve poco en los manuales: enviar el documento no es lo mismo que entregarlo, y entregarlo no es lo mismo que probar que el conductor lo tiene. El párrafo 2.º del artículo 141.17 de la LOTT sanciona a la empresa que no vela por que sus conductores lleven la documentación. La prueba de que velaste es el acuse del conductor, con su hora.

Cambios en ruta y varios envíos: lo que admite la norma

Se avería la tractora, hay relevo de conductor, cambia un envío. El apartado Quinto admite dos métodos: modificar el mismo PDF añadiendo los datos nuevos y el motivo, conservando los antiguos "indicando claramente que ya no son válidos", con la misma URL y el mismo QR; o generar un PDF nuevo con nueva URL y nuevo QR, conservando el original.

En los dos casos hay que hacer llegar el PDF modificado al conductor. Un conductor que lleva la versión anterior parece ir en regla y no lo va. El inciso g) del artículo 6 obliga además a hacer constar el cambio de vehículo si se produce una vez iniciada la operación.

Sobre agrupar envíos, el apartado Sexto es claro: varios envíos caben en un solo DeCA solo si coinciden el cargador contractual y el transportista efectivo. Un camión de reparto con mercancía de seis cargadores distintos necesita seis documentos, cada uno con su QR. Y como cada expedición es una infracción independiente, "un solo documento para el camión" son cinco sanciones esperando un control.

Los dos temas, con ejemplos operativos, están en la guía sobre cómo modificar el DeCA si cambias de camión o de conductor en ruta.

Qué pasa en un control y cuánto cuesta no llevarlo

En el control no hay que enseñar ninguna aplicación ni dar ningún usuario. El agente escanea el QR con su móvil y se le descarga el PDF. Si el repositorio de tu proveedor no responde en ese momento, el problema es tuyo, no suyo: por eso importa quién sirve ese QR y cómo se vigila. Lo contamos paso a paso en qué pasa en un control de carretera con el DeCA.

La sanción por carecer del documento, o por llevarlo sin datos esenciales, es una infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT, con una cuantía de 401 a 600 euros según el artículo 143.1.d. No conlleva inmovilización del vehículo.

Dos matices la hacen más cara de lo que parece. El artículo 138.3 trata cada expedición como infracción independiente: cinco envíos sin documento en un control son cinco sanciones. Y el cargador contractual responde también, salvo que pruebe la emisión. La cifra de "2.000 euros con inmovilización" que circula por el sector no está en el texto vigente. El detalle, con las conductas y cómo se defiende cada una, en la guía de la sanción por el documento de control.

¿Vale mi CMR o mi carta de porte como documento de control?

Sí, con condiciones. El artículo 2.2 de la Orden ya admitía la carta de porte como documento de control si lleva todos los datos del artículo 6. El apartado Octavo de la Resolución lo extiende a cualquier otro documento de transporte, como el CMR, el de mercancías peligrosas, el de identificación de residuos o el SANDACH, "siempre estén identificadas de forma expresa y diferenciada las figuras de cargador contractual y transportista efectivo".

El matiz digital es el que importa desde el 5 de octubre de 2026. Ese CMR tiene que cumplir además todo lo anterior: PDF nativo, QR, URL de descarga directa. Un CMR en papel con el sello de la agencia sigue valiendo para el transporte internacional, pero no para un porte interior.

Y el apartado Noveno deja una puerta abierta al futuro: si los datos se presentan con el esquema eFTI del Reglamento (UE) 2020/1056, no hace falta el DeCA en la forma de la Resolución. El PDF es un régimen puente.

Qué programa usar para emitir el DeCA: gratis, propio o de un proveedor

Si buscas una plataforma DeCA, una app o una forma de generar y descargar el documento, puedes usar el módulo DeCA gratuito del Ministerio, desarrollar tu sistema o contratar un proveedor. En la nueva guía sobre cómo generar el DeCA gratis y qué comprobar explicamos el registro, la emisión y los límites que no están confirmados públicamente.

• Desarrollo propio: tu empresa crea la aplicación y mantiene el repositorio. Da control sobre los datos, pero también obliga a garantizar la descarga, la conservación y las modificaciones.
• Proveedor especializado: contratas una aplicación que genera el PDF y aloja cada documento. Antes de elegir, comprueba qué cubre realmente y quién responde si el enlace falla.
• Generador gratuito: puede servir para una necesidad puntual si entrega un DeCA completo, pero no debes confundir generar un fichero con conservarlo y hacerlo descargable durante el servicio.

Esta es la comprobación mínima que conviene hacer con cualquier programa:

• PDF nativo: genera el documento desde datos estructurados, incluye la fecha y hora de creación y modificación como metadatos y no parte de un escaneo.
• QR dentro del PDF: contiene la URL única y específica del documento, no un enlace genérico a la plataforma.
• Descarga directa: la URL funciona por HTTPS y devuelve el PDF sin login, botones ni pasos manuales para el agente.
• Emisión a tiempo: permite crear el fichero antes del inicio efectivo del servicio, no cuando el camión ya está en ruta.
• Cambios en ruta: soporta los dos métodos del apartado Quinto: modificar el PDF manteniendo la URL o generar otro con nueva URL y conservar el original.
• Conservación: garantiza que cargador contractual y transportista efectivo pueden conservar o descargar el fichero durante al menos un año.
• Entrega al conductor: permite hacerle llegar una copia electrónica o impresa con el QR antes de salir, para llevarla a bordo.

El riesgo concreto de lo gratuito no es solo que falte un campo. Pregunta quién garantiza la conservación durante un año y quién comprueba que el QR sigue respondiendo cuando un agente lo escanea en carretera.

Fenadismer ha detectado diferencias de hasta un 1.000 % entre soluciones para el producto básico, opciones desde 5 €/mes y ofertas que no cumplen todos los requisitos o dejan incompleto el documento. Es un dato del mercado: puedes leer el análisis completo en la advertencia de Fenadismer sobre las ofertas del DeCA.

Si quieres comparar una solución con estos criterios, consulta el programa para emitir el DeCA con QR.

Checklist para cumplir desde el 5 de octubre

1. Inventaría tus portes interiores. Nacional y cabotaje llevan DeCA; internacional sigue con CMR; mercancía propia y paquetería quedan fuera.
2. Decide quién emite. El cargador responde de los datos a) a d) y el transportista de e) a g). Si trabajas para un solo cargador, acuérdalo por escrito.
3. Elige el repositorio. Propio o de un proveedor, pero con QR que sirva el PDF sin login y con alguien que vigile que responde en carretera.
4. Carga tus maestros. Cargadores con NIF y domicilio, matrículas de tractoras y remolques, conductores. Es lo que convierte cada documento en dos clics.
5. Prepara plantillas para las rutas que se repiten.
6. Forma a los conductores en dos gestos: descargar la copia antes de salir y confirmar que la tienen. Y en uno más: en el control, enseñar el QR.
7. Define qué pasa cuando algo cambia en ruta: quién modifica, quién reentrega y cómo queda registrado.
8. Comprueba que puedes probar la emisión y la entrega de cualquier documento de hace tres meses, que es lo que te pedirá un expediente.

Cómo lo resuelve EuroDeCA

EuroDeCA es la aplicación de documento de control de EuroLabs, el hub de aplicaciones de Europa ITS. Está construida sobre el texto de 2026, no sobre el de 2023, y sobre una idea: generar el documento lo hace cualquiera; probar que velaste, no.

• PDF nativo generado en el servidor, con la hora de emisión y de modificación como metadatos, huella SHA-256 de cada versión y el QR dentro del PDF y como imagen suelta.
• QR que sirve el PDF directamente desde deca.europaits.com, sin credenciales. Cada descarga queda registrada con su hora, y un vigilante comprueba cada quince minutos que responde de verdad en carretera.
• Entrega al conductor por email, por aviso en la app o por un enlace personal para WhatsApp que funciona sin cuenta. El conductor descarga y confirma; el historial distingue lo que salió de lo que confirmó haber recibido.
• Panel de Hoy con lo que falla antes de que arranque el camión: sin emitir, sin conductor, sin entregar, sin confirmar, en regla.
• Modificación en ruta con historial de versiones, misma URL y mismo QR, y reentrega obligatoria.
• Viajes para el grupaje: un documento por cargador, la cobertura del camión de un vistazo y un enlace de conservación para cada cargador durante doce meses.
• Certificado de trazabilidad para el expediente: emisión sellada, versiones, entregas, acuses y accesos del QR.

Y como vive en EuroLabs, entras con la misma cuenta que en el resto de aplicaciones. Si haces también transporte de viajeros, la hoja de ruta tiene su propia aplicación, EuroHeRU, con la misma mecánica y la misma fecha límite. Consulta también la guía de la hoja de ruta digital del autobús.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatorio el documento de control administrativo digital?

Desde el 5 de octubre de 2026, por la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible. Los requisitos técnicos están en la Resolución de 5 de junio de 2026 y el Ministerio ha confirmado que no habrá periodo transitorio adicional.

¿Hay que firmar el DeCA con certificado digital?

No. La Resolución dice literalmente que la firma del documento de control administrativo no es obligatoria. Solo haría falta una firma electrónica avanzada si el mismo documento se utiliza además con finalidad contractual.

¿Existe una app o plataforma del Ministerio para el DeCA?

Sí. Desde el 2 de octubre de 2026 existe un módulo DeCA gratuito para mercancías, con autorregistro de la entidad sin certificado digital y envío del PDF con QR por email, según la información de lanzamiento sectorial. La FAQ oficial mantiene otra precisión: no hay que subir todos los DeCA a ninguna plataforma y usar esta herramienta no es obligatorio.

¿Hay algún programa gratuito para hacer el DeCA?

Sí: el Ministerio ofrece un módulo gratuito para el DeCA de mercancías. Comprueba que el PDF sea nativo, lleve QR y URL única, permita la descarga directa sin login y quede conservado durante al menos un año para cargador y transportista. Si necesitas modificaciones con historial, lotes o acuses, verifica esas funciones antes de elegir.

¿Cuál es la multa por no llevar el documento de control?

Es una infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT, con una sanción de 401 a 600 euros, sin inmovilización. Cada expedición sin documento cuenta como una infracción independiente, y el cargador contractual responde también salvo que pruebe que el documento se emitió.

¿Puedo agrupar varios envíos en un solo documento de control?

Solo si coinciden el cargador contractual y el transportista efectivo en todos ellos, identificando origen, destino, naturaleza y peso de cada envío. Con cargadores distintos en el mismo camión hacen falta tantos documentos como cargadores.

Conclusión

El DeCA no es una obligación nueva: es la de siempre, en un soporte que ya no admite el papel ni la foto. Lo que sí es nuevo es que, desde el 5 de octubre de 2026, el documento tiene hora de emisión, historial de cambios y registro de descargas. Eso lo convierte en algo más que un trámite: en la prueba de que la empresa hizo lo que la norma le exige.

Si quieres verlo funcionando sobre tus rutas antes de decidir, en Europa ITS te enseñamos EuroDeCA con una cuenta de prueba, y si ya eres cliente te decimos qué tienes incluido. Y si llega una sanción, la defendemos.