Hoja de ruta digital del autobús (HeRU): a qué autobuses obliga, qué datos lleva y cómo cumplir desde el 5 de octubre de 2026

Desde el 5 de octubre de 2026, la hoja de ruta que todo autobús de transporte público de viajeros lleva a bordo tiene que ser digital: un PDF con código QR que el agente descarga en el control sin pedir nada. La obligación de llevarla no es nueva; lo nuevo es el soporte.

Esta guía explica a qué autobuses obliga la hoja de ruta digital, que el sector ya llama HeRU, cuáles son las dos únicas exenciones, qué seis datos lleva, cómo se agrupan varios servicios en una hoja y qué cuesta no llevarla: de 401 a 600 euros.

Qué es la hoja de ruta y por qué tiene que ser digital desde el 5 de octubre de 2026

La hoja de ruta es el documento de control del transporte público de viajeros por carretera. La regula la Orden FOM/1230/2013, de 31 de mayo, en desarrollo del artículo 147 de la LOTT y del artículo 222 de su Reglamento, y existe desde entonces. Antes se la llamaba libro de ruta.

Lo que cambia el 5 de octubre de 2026 es el soporte. La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, en su apartado 2, dice que la hoja de ruta "será necesariamente digital a los diez meses" de la entrada en vigor de la ley. La ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025.

Los requisitos técnicos son los mismos que para el documento de control de mercancías: los fija la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784), que deroga la de 2023. El nombre HeRU, hoja electrónica de ruta, es el que usan el sector y la propia Inspección.

Conviene fijar una idea desde el principio, porque la propia Inspección la subraya: la hoja de ruta existía antes de la obligación de digitalizarla, y ya se sancionaba no llevarla. El 5 de octubre no nace una obligación nueva. Nace la prohibición de cumplirla en papel.

A qué autobuses obliga y las dos únicas exenciones

El artículo 1 de la Orden lo dice sin rodeos: "todos los autobuses destinados a la prestación de servicios de transporte público de viajeros deberán circular provistos de la correspondiente hoja de ruta". Y a continuación enumera las únicas exenciones, que son dos y muy estrechas:

• Los vehículos expresamente adscritos a un servicio público de transporte regular de viajeros de uso general, "mientras se encuentren realizando una de las expediciones" de dicho servicio.
• Los vehículos de los que dispongan en nombre propio las empresas titulares de una autorización de transporte regular de uso especial, "mientras se encuentren realizando una de las expediciones contempladas en dicha autorización".

Fíjate en lo que no dice. No exime "las rutas escolares", ni "las líneas regulares", ni "el transporte metropolitano" en abstracto. Exime a un vehículo concreto, del titular concreto, durante una expedición concreta. El mismo autocar haciendo una excursión el sábado lleva hoja de ruta.

La consecuencia más cara está en el escolar. La exención va atada al titular de la autorización de uso especial con vehículo propio. El transportista subcontratado que colabora en ese escolar no es el titular: es la clase 3.ª de la Orden y necesita hoja de ruta cada día.

Lo desarrollamos, con las dudas que circulan, en la guía sobre la hoja de ruta en el transporte escolar.

Quedan fuera, por definición, los autobuses que no hacen transporte público: el transporte privado complementario, como el colegio o la empresa que mueve a sus propios alumnos o empleados con vehículos propios.

Los seis datos del artículo 2 de la Orden FOM/1230/2013

En viajeros el contenido es más corto que en mercancías. Son seis datos, y dos de ellos tienen trampa.

La primera trampa es el conductor. En mercancías el conductor no es un dato del documento; aquí sí, con su NIF. Sin él, la hoja está incompleta, y un relevo de conductor es una modificación del documento, no un detalle operativo.

La segunda son las paradas intermedias. La Orden pide las que se hayan realizado, no las previstas. Es un dato que solo se conoce al terminar el servicio, y eso condiciona cómo se cierra una hoja de ruta digital.

Lo que no existe en viajeros, y no hay que inventarlo: ni peso ni naturaleza de la mercancía, ni domicilio del contratante, ni semirremolque, ni la distinción entre cargador contractual y transportista efectivo. Ese reparto de responsabilidades es de la Orden de mercancías; en viajeros la hoja la cumplimenta y la conserva la empresa transportista.

Las cuatro clases de servicio y lo que exige cada una

El inciso f) obliga a clasificar cada servicio. La clase no es un adorno: decide qué datos adicionales hay que consignar.

El error habitual está en la 3.ª. Muchas empresas que trabajan subcontratadas para el titular de un escolar dan por hecho que la hoja de ruta es cosa del titular. Es al revés: el titular puede estar exento con sus propios vehículos, y el que colabora no lo está nunca.

Cómo tiene que ser la hoja digital: PDF, QR, URL y lo que no se exige

La Resolución de 2026 no distingue entre mercancías y viajeros en lo técnico. La hoja de ruta digital tiene que ser:

• Un PDF de 5 MB como máximo, generado desde los datos de forma nativa. La norma excluye expresamente los ficheros obtenidos por escaneo o a partir de imágenes. Una foto de la hoja de siempre no es una hoja de ruta digital.
• Con la fecha y hora de creación y de modificación como metadatos del propio PDF, no solo en una base de datos.
• Con un código QR dentro del PDF que lleve a una URL única por HTTPS, con TLS 1.2 o superior, y que produzca la descarga directa del fichero. Sin usuario, sin contraseña, sin botones intermedios.
• Alojada en un repositorio propio o de un proveedor: el dominio puede ser cualquiera y no hay que comunicarlo a nadie.
• Conservada un año desde la realización del servicio, a disposición de la Inspección, por la empresa transportista. La descarga pública por el QR puede desactivarse a los siete días de terminar el servicio.

Y lo que no se exige, por mucho que lo repitan: no hay que firmarla, porque el preámbulo de la Resolución dice que la firma "no es obligatoria"; no tiene que ser PDF/A ni pesar menos de 4 MB, que era el régimen de 2023; y no hay que subirla a ninguna plataforma del Ministerio, porque no existe.

Una hoja para varios servicios y varios días: la ruta escolar semanal

Aquí está la mayor diferencia con mercancías, y la que más trabajo ahorra. El apartado Sexto.2 de la Resolución dice que en el transporte de viajeros "se podrán agrupar los servicios en la forma que se considere más conveniente", siempre que se identifiquen claramente en cada uno el origen, el destino, la fecha y la clase.

Y añade: si el conductor o el vehículo no son los mismos en todos los servicios, se identifican también en cada uno.

Como la fecha es de cada servicio, una sola hoja de ruta semanal para una ruta escolar es válida: diez servicios, lunes a viernes, ida y vuelta, cada uno con su fecha, en un solo documento con un solo QR. Un circuito turístico de tres días, igual.

La condición de "mismo cargador y mismo transportista" que limita la agrupación en mercancías no existe en viajeros. Algún material del sector la traslada por inercia; el texto del BOE no la contiene.

Entregar la copia al conductor y qué pasa en un control

La hoja tiene que estar emitida antes del inicio efectivo del servicio. Y antes de salir, el conductor tiene que llevar una copia, electrónica en el móvil o impresa en papel, en los dos casos con el QR. En una copia impresa no cuentan las anotaciones a mano.

En el control basta el QR. El agente lo escanea con su móvil y se le descarga el PDF con la hoja y todos sus servicios. No hay que enseñar ninguna aplicación ni facilitar ningún acceso. Quien necesita cobertura en ese momento es el agente, no el conductor: por eso la copia del conductor debe ser un PDF descargado, no un enlace que sin cobertura no abre.

Si el repositorio que sirve el QR no responde, el problema es de la empresa, no del agente. Es la razón por la que importa quién aloja las hojas y cómo vigila que el QR funciona en carretera.

Relevo de conductor, cambio de autobús y paradas realizadas

Se avería el autobús, hay un relevo. No se emite una hoja nueva: se modifica la que hay. El apartado Quinto admite dos métodos, y el operativamente seguro es el primero: el mismo PDF, con los datos nuevos y el motivo, conservando los antiguos marcados como no válidos, con la misma URL y el mismo QR. En los dos casos hay que hacer llegar la hoja modificada al conductor.

Se puede cambiar la matrícula, el conductor y su NIF, las observaciones y, servicio a servicio, las paradas. No se puede cambiar la fecha, la clase ni la referencia de cada servicio, ni el contratante ni la empresa transportista: son el registro legal.

Las paradas realizadas merecen párrafo aparte. Como la Orden pide las que se hayan hecho, lo correcto es consignar al emitir las previstas y, al terminar, corregirlas con las efectivas. Esa corrección es la única que no obliga a reentregar: el servicio ha terminado y no hay nadie a bordo a quien darle otra copia.

Cuánto cuesta no llevarla: de 401 a 600 euros y el matiz de la honorabilidad

No llevar la hoja de ruta, o llevarla sin datos esenciales, es una infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT, con una cuantía de 401 a 600 euros (artículo 143.1.d).

La Inspección la codifica como MB02.05, "no llevar en el vehículo la hoja de ruta". Los "401 euros" que se repiten por todas partes son el mínimo de la horquilla, no la sanción.

Desde el 5 de octubre de 2026, la hoja en papel equivale a no llevarla. Y el párrafo 2.º del mismo artículo sanciona a la empresa que no vela por que sus conductores lleven la documentación, en papel o electrónica.

Sobre la honorabilidad, el matiz exacto: no se pierde por una hoja de ruta. El artículo 143.5 de la LOTT solo enumera infracciones del artículo 140, y la propia Inspección dice que el hecho aislado no lleva asociada la pérdida.

Pero la conducta figura como infracción grave en el grupo 11.6 del Anexo I del Reglamento (UE) 2016/403, y por tanto cuenta en el índice de reiteración. Falsear la hoja es otra cosa: infracción muy grave del artículo 140, desde 4.001 euros.

Los tramos, qué revisa el inspector y cómo se defiende cada caso, en la guía de la sanción por no llevar la hoja de ruta del autobús.

Checklist para llegar al 5 de octubre

1. Clasifica tus servicios. Discrecional, refuerzo, colaboración en uso especial o turístico. Si haces escolar subcontratado, eres la 3.ª: no estás exento.
2. Reúne los NIF de tus conductores. Son contenido de la hoja, no un dato de recursos humanos.
3. Elige el repositorio. Propio o de un proveedor, con QR que sirva el PDF sin login y con vigilancia de que responde en carretera.
4. Diseña las hojas recurrentes. Una semanal por ruta escolar, una por circuito. Con plantilla, cada semana son dos clics.
5. Forma a los conductores: descargar la copia antes de salir, confirmar que la tienen y enseñar el QR en el control.
6. Define el cierre. Quién consigna las paradas realizadas en discrecional y turístico, y cuándo.
7. Comprueba que puedes recuperar una hoja de hace diez meses con su emisión, su entrega y sus versiones. Es lo que pedirá un expediente.

Cómo lo resuelve EuroHeRU

EuroHeRU es la aplicación de hoja de ruta de EuroLabs, el hub de aplicaciones de Europa ITS. Comparte motor con EuroDeCA, la de mercancías, pero con el vocabulario y los datos de viajeros:

• Cabecera con contratante, empresa transportista, autobús y conductor, con NIF del conductor obligatorio. Sin NIF no se emite.
• N servicios en una hoja, cada uno con su clase, origen, destino y fecha propia; campo de referencia en las clases 2.ª y 3.ª; paradas previstas en la 1.ª y la 4.ª; conductor y autobús propios si difieren. "Duplicar este servicio" para la ruta semanal.
• PDF nativo con QR, hora de emisión sellada como metadato y huella SHA-256 de cada versión. El QR sirve el PDF desde deca.europaits.com y cada descarga queda registrada; un vigilante lo comprueba cada quince minutos.
• Entrega al conductor por email, aviso en la app o enlace personal para WhatsApp, sin cuenta. Él descarga y confirma; el historial distingue Enviada, Recibida y Declarada.
• Modificación en ruta con historial y reentrega, y "Confirmar paradas realizadas" al cerrar, en una sola acción.
• Certificado de trazabilidad del documento, para la inspección o el abogado.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatoria la hoja de ruta digital del autobús?

Desde el 5 de octubre de 2026, por la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, con los requisitos técnicos de la Resolución de 5 de junio de 2026. No hay periodo transitorio adicional.

¿Las rutas escolares están exentas de hoja de ruta?

No como categoría. Solo está exento el vehículo del que el titular de la autorización de uso especial dispone en nombre propio, y solo durante las expediciones de esa autorización. El transportista subcontratado que colabora en un escolar es la clase 3.ª y necesita hoja de ruta.

¿Puedo hacer una sola hoja de ruta para toda la semana?

Sí. El apartado Sexto.2 de la Resolución permite agrupar servicios de fechas distintas siempre que cada uno lleve su origen, destino, fecha y clase, y el conductor y la matrícula si cambian entre servicios.

¿Hay que firmar la hoja de ruta digital?

No. La Resolución dice que la firma de los documentos de control administrativo no es obligatoria. Tampoco hay que subirla a ninguna plataforma del Ministerio ni certificar la aplicación que la genera.

¿Cuál es la multa por no llevar la hoja de ruta?

Entre 401 y 600 euros, como infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT. No implica pérdida automática de honorabilidad, pero la conducta cuenta como infracción grave en el Reglamento (UE) 2016/403 a efectos del índice de reiteración.

Conclusión

La hoja de ruta digital no añade obligaciones: cambia el soporte de una que existe desde 2013 y deja fuera de juego el papel. A cambio, el documento gana lo que el papel nunca tuvo: hora de emisión, historial de cambios, acuse del conductor y registro de cada escaneo. Para una empresa de autocares, eso es la diferencia entre un trámite y una prueba.

Si quieres verlo con tus rutas antes del 5 de octubre, en Europa ITS te enseñamos EuroHeRU sobre una cuenta de prueba. Y si haces escolar subcontratado, empezamos por ahí.